Marketing & Communication Officer (3/5) Executive Assistant (2/5)

Positie in de organisatie

Business Unit : Administratie
Verantwoordelijke : CEO Matermaco Group

Doel van de functie

Verantwoordelijk zijn voor de organisatie, planning en follow-up van alle marketing- en communicatieacties, zowel extern als intern, om het imago van de onderneming en de positionering van haar producten op de markt te versterken.

Administratieve en organisatorische bijstand verlenen aan de CEO om op vertrouwelijke wijze bij te dragen aan het goede verloop van zijn dagelijkse activiteiten.

Resultaatgebieden

Marketing- en communicatieplan
Een marketing- en communicatieplan op lange, middellange en korte termijn voorstellen en ontwikkelen, in overleg met de CEO en de Heads of Sales. Het plan omzetten in precieze en concrete acties, en het bijbehorende budget vaststellen en bewaken.

Corporate branding
Het ontwikkelen van de nodige acties om een coherent beeld van de organisatie te verspreiden dat de positionering van de onderneming op de markt weerspiegelt en een optimale zichtbaarheid verzekert, zodat de onderneming bij derden een aanzienlijke en positieve bekendheid geniet.

Centraliseren van al het externe communicatiemateriaal. Centraliseren van het beeldmateriaal en valideren of het in overeenstemming is met de corporate branding en het grafisch charter (logo's, foto's, video's).

Offline communicatie
Productie van reclamecampagnes (gespecialiseerde pers) en promotiecampagnes, mailings en informatie- en verkoopmateriaal voor interne klanten (vertegenwoordigers, enz.), zoals presentaties van de activiteiten van het bedrijf, brochures en productbladen, nieuwsbrieven, gadgets, briefsjablonen, sjablonen voor bestelformulieren, enz. Coördinatie van activiteiten en controle met externe leveranciers en dienstverleners: grafisch ontwerp, drukker, enz.

Online communicatie
Planning en uitvoering van online campagnes: Google, e-mailing, enz. met behulp van de meest geschikte tools.

De websites van het bedrijf en de bedrijfspagina's op sociale netwerken beheren en de sites voeden met relevante, correcte informatie en visuals met toegevoegde waarde voor de belanghebbenden.

De aanwezigheid op de webpagina's van het bedrijf en de verwijzingen van het bedrijf op het internet monitoren en de nodige acties ondernemen om de zichtbaarheid en de reputatie van het bedrijf te vergroten.

Public Relations en Sponsoring
Schrijven en verspreiden van persberichten. Gunstige professionele relaties onderhouden met de gespecialiseerde pers, sectorfederaties of invloedrijke partijen.  Een sponsorbeleid opstellen en toezien op de uitvoering ervan.

Evenementen
Plannen, voorbereiden, coördineren en beheren van de organisatie van interne en externe evenementen, zoals deelname aan beurzen, feestelijke evenementen of opleidingen voor dealers en klanten, teambuilding, personeelsfeesten, enz. Zorgen voor een perfecte coördinatie van de organisatie van deze evenementen met het Head of Sales en de betrokken medewerkers, externe leveranciers en dienstverleners, en andere belanghebbenden.

After Action Review
Rapporten schrijven en het rendement van marketingacties analyseren. Follow-up van ondernomen acties, doorgeven van relevante informatie aan hoofd verkoop, vertegenwoordigers of andere belanghebbenden voor commerciële of relationele follow-up.

Kennis van de markt
De marktontwikkelingen en commerciële trends voortdurend in het oog houden om een maximale ontvankelijkheid van de ingezette communicatie- en marketinginstrumenten te garanderen.

Administratieve en organisatorische bijstand
Beheer van de agenda en coördinatie van de activiteiten van de CEO (reizen, hotelreserveringen, enz.) met het oog op een efficiënte planning van zijn activiteiten.

Optreden als eerste aanspreekpunt om mededelingen en verzoeken van de CEO te screenen; vragen van diverse interne en externe contacten van de CEO beantwoorden, of deze doorsturen naar de CEO of belanghebbende partijen.

Zorgen voor de praktische en organisatorische voorbereiding en follow-up van vergaderingen en dossiers, om het goede verloop ervan te garanderen. Opstellen van vergaderverslagen en zorgen voor de follow-up.

Documenten met betrekking tot vergaderingen en projecten voorbereiden, analyseren en aandachtspunten voor de CEO vaststellen.

Inkomende en uitgaande informatie en correspondentie van de CEO behandelen.

Zorgen voor de archivering en het geautomatiseerd bijhouden van documenten, verslagen, notulen van vergaderingen, contracten, enz.

Redigeren, proeflezen en vertalen van documenten, presentaties, correspondentie, enz. van/naar het Frans, Nederlands en/of Engels.

De CEO bijstaan bij het opstellen van mededelingen.

Beschikbaar zijn voor vragen en behoeften van de CEO, soms buiten werktijd.

Andere taken
Beheer van ad hoc projecten.

Proactief zorgen voor de voortdurende ontwikkeling van zijn/haar vaardigheden en kennis met betrekking tot zijn/haar werkterrein, door middel van opleiding, deelname aan evenementen of bijeenkomsten, teneinde zijn/haar vaardigheden binnen de organisatie optimaal te benutten.

Algemene administratieve taken uitvoeren die specifiek zijn voor de functie.

Proactief innovatieve ideeën en/of wegen voorstellen voor continue verbetering van activiteiten, methoden en werkinstrumenten, om vernieuwing en operationele efficiëntie op alle niveaus van het bedrijf te versterken. Na overleg met de belanghebbenden actief deelnemen aan de uitvoering van gevalideerde actieplannen.

Een verantwoordelijkheidsgevoel geven: zich de uitdagingen en moeilijkheden van het werk volledig eigen maken, de problemen begrijpen en verantwoordelijkheid nemen voor de resultaten van het werk.

Functievereisten

• Diploma hoger onderwijs (bachelordiploma) in marketing & communicatie, of gelijkwaardig door ervaring
• Talenkennis: tweetalig NL - FR / ENG (lezen, schrijven, spreken)

Vereiste vaardigheden

• Samenwerking
• Mondelinge en schriftelijke communicatie
• Resultaatgerichtheid
• Organisatorische vaardigheden
• Klantgerichtheid
• Creativiteit
• Beheer van prioriteiten
• Autonomie
• Administratieve striktheid en precisie
• Eerbiediging van de vertrouwelijkheid
• Interpersoonlijke vaardigheden
• Schrijfvaardigheid
• Analytisch en kritisch denkvermogen
• Initiatief en durf