Marketing & Communication Officer (3/5) Executive Assistant (2/5)

Position dans l’organisation

Business Unit : Administration

Supérieur hiérarchique : CEO Matermaco Group

Être responsable de l’organisation, la planification et le suivi de toutes les actions en matière de marketing et communication externe et interne, afin de renforcer l’image de la société et le positionnement de ses produits sur le marché.

Offrir une assistance administrative et organisationnelle au CEO afin de contribuer de manière confidentielle au bon déroulement de ses activités quotidiennes.

Domaines de résultats

Marketing & Communication Plan

Proposer et élaborer un plan de communication et marketing à long, moyen et court terme, en concertation avec le CEO et les Head of Sales. Décliner le plan en actions précises et concrètes, et établir et suivre le budget y afférent.

Corporate branding

Développer les actions nécessaires pour diffuser une image cohérente de l’organisation qui reflète le positionnement de l’entreprise sur le marché, et lui assure une visibilité optimale, afin de conférer une notoriété considérable et positive de l’entreprise à l’égard de tiers.

Centraliser tout le matériel de communication externe. Centraliser le matériel visuel et en valider la conformité par rapport au corporate branding et à la charte graphique (logos, photos, vidéos).

Communication offline

Réaliser les campagnes publicitaires (presse spécialisée) et promotionnelles, les mailings ainsi que les supports informatifs et de vente à l’usage des clients internes (représentants commerciaux, …), tels que présentations des activités l’entreprise, brochures et fiches de produits, newsletters, gadgets, modèles de courrier, modèles de bons de commande, … Coordonner les activités et contrôler avec les fournisseurs et prestataires de service externes : design graphique, imprimeur, …

Communication online Planifier et réaliser les campagnes onlines : Google, e-mailing, … en utilisant les outils les mieux adaptés.

Gérer les sites web de l’entreprise, les pages de l’entreprise sur les réseaux sociaux, en alimentant les sites d’informations et visuels pertinents, corrects et présentant une valeur ajoutée pour les parties prenantes.

Surveiller le trafic sur les pages internet de l’entreprise et le référencement de l’entreprise sur internet, et entreprendre les actions nécessaires pour augmenter la visibilité et la notoriété de l’entreprise.

Public Relations and Sponsoring

Rédiger et diffuser les communiqués de presse. Entretenir les relations professionnelles favorables avec la presse spécialisée, les fédérations sectorielles ou parties influentes. Mettre en place une politique de sponsoring et faire le suivi de son implémentation.

Evénements

Planifier, préparer, coordonner et gérer l’organisation d’événements internes et externes, tels que la participation aux foires professionnelles, les événements festifs ou formations pour les dealers et clients, teambuilding, fêtes du personnel, … Assurer la parfaite coordination de l’organisation de ces événements avec les Head of Sales et collaborateurs concernés, les fournisseurs et prestataires de service externes, et autres parties prenantes.

After Action Review

Rédiger des rapports et analyser le retour sur investissement des actions marketing entreprises. Assurer le suivi des actions entreprises, en communiquant les informations pertinentes aux Head of Sales, commerciaux ou autres intéressés, pour suivi commercial ou relationnel.

Connaissance du marché

Assurer une veille permanente des évolutions du marché et des tendances commerciales afin d’assurer une réceptivité maximale des moyens de communication et outils de marketing mis en œuvre.

Assistance administrative & organisationnelle

Gérer l’agenda et coordonner les activités du CEO (déplacements, réservations d’hôtels ,…) afin d’assurer une planification efficace de ses activités.

Intervenir en tant que première personne de contact afin de filtrer les communications et sollicitations du CEO ; répondre aux questions de divers interlocuteurs internes et externes du CEO, ou les transmettre au CEO ou aux intéressés.

Assurer sur le plan pratique et organisationnel, la préparation et le suivi des réunions et dossiers, afin d’en garantir le bon déroulement. Rédiger les rapports de réunions et en assurer le suivi.

Préparer les documents liés aux réunions et projets, les analyser et en dégager les points d’attention pour le CEO.

Se charger des informations et correspondances entrantes et sortantes du CEO.

Assurer le classement et la traçabilité informatique des documents, rapports, PV de réunions, contrats, etc.

Editer, corriger et traduire les documents, présentations, correspondances, etc. du/vers le français, néerlandais et/ou anglais.

Assister le CEO dans la rédaction de ses communications.

Être disponible pour les questions et les besoins du CEO, parfois en dehors de ses heures de travail.

Autres tâches

Gestion de projets ad hoc.

Assurer de manière proactive le développement continu de ses compétences et connaissances relatives à son domaine d’activité, par le biais de formations, participation à des événements ou réunions, afin de mettre ses compétences de manière optimale au sein de l’organisation.

Effectuer des tâches administratives générales propres à la fonction.

Proposer de manière proactive des idées innovantes et/ou pistes d’amélioration continue des activités, méthodes, outils de travail, afin de renforcer le renouveau et l’efficience opérationnelle à tous les niveaux de l’entreprise. Après concertation avec les parties prenantes, participer activement à la mise en œuvre des plans d’action validés.

Démontrer un sens des responsabilités : s’approprier pleinement les défis et difficultés de sa fonction, en saisir les enjeux, et assumer les résultats de son travail.

Exigences de la fonction

· Diplôme d’études supérieures (Bachelor) en marketing & communication, ou équivalent par expérience

· Connaissances linguistiques : bilingue FR – NL / ANG (lu, écrit, parlé)

Compétences requises

· Collaboration

· Communication verbale et écrite

· Orientation résultats

· Capacités d‘organisation

· Orientation client

· Créativité

· Gestion des priorités

· Autonomie

· Capacités de rédaction

· Rigueur administrative et précision

· Respect de la confidentialité

· Sens relationnel

· Esprit d’analyse et sens critique

· Esprit d’initiative et audace